POLITICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Introducción
El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de INTRAPLAS S.A.S., tiene como propósito poner en conocimiento de sus clientes y proveedores, en su condición de titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de la Compañía, y de responsables del tratamiento de la información, la existencia de las políticas de tratamiento de información personal adoptadas por la Empresa, como consecuencia de la promulgación de la Ley 1581 de 2012.
INTRAPLAS S.A.S., es una sociedad comercial cuyo objeto social consiste en la transformación, extrusión, producción, fabricación, formación, importación, exportación, ensamblaje y comercialización de toda clase de plásticos, polímeros y elastómeros, así como la fabricación y comercialización de barras o cintas magnéticas y burletes o empaques para electrodomésticos.
Como consecuencia de las labores realizadas por la Compañía, INTRAPLAS S.A.S. obtiene acceso a información de diversa índole de sus clientes y de terceros, y por ende adquiere la calidad de responsable del tratamiento de la información personal.
En virtud de lo anterior, en cumplimiento del deber legal consagrado en la Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal K, a través de la expedición de las presentes políticas, se busca establecer un marco jurídico y procedimental apropiado para salvaguardar el derecho fundamental de Hábeas Data de los clientes y proveedores, garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personales de los cuales son titulares, y que son tratados por la Compañía.
Definiciones
Las siguientes son las definiciones provistas en la Ley General de Protección de Datos Personales y en la Ley Especial de Hábeas Data:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Clasificación de los datos bajo la Ley Especial de Hábeas Data:
Dato privado: Es el que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial.
Dato público es el calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. Ésta incluye como ejemplos los relativos al estado civil de las personas y los que consten en documentos públicos y sentencias ejecutoriadas.
Clasificación de los datos bajo la Ley General de Protección de Datos Personales:
Datos privado y semiprivado: Sus definiciones son las mismas a las que prevé la Ley Especial.
Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, que promuevan intereses de cualquier partido político o que busquen garantizar los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Dato público: Está definido en ambas leyes de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, supresión o circulación de los mismos.
Disposiciones Generales
PRIMERA: Ley aplicable.
Las políticas y procedimientos de Protección de Datos Personales de INTRAPLAS S.A.S. (En adelante: el “Reglamento”), se regirá por las leyes de la República de Colombia, en
especial, por la Ley 1581 de 2012, por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las adicionen, modifiquen o complementen.
SEGUNDA: Ámbito de aplicación.
El Reglamento aplica para el tratamiento de datos personales de los cuales INTRAPLAS S.A.S. es responsable.
TERCERA: Alcance.
Todos los funcionarios de INTRAPLAS S.A.S. conocen y se obligan a cumplir el Reglamento. La Compañía adelantará las labores de capacitación, actualización y divulgación que sean necesarias para que sus funcionarios acaten el Reglamento.
CUARTA: Derecho de Hábeas Data.
Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.
QUINTA: Objeto.
Regular el ejercicio efectivo del derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por INTRAPLAS S.A.S., a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Compañía.
SEXTA: Principios.
Los principios señalados en el presente artículo constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento.
- Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Compañía debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por INTRAPLAS S.A.S. por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por INTRAPLAS S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Derechos de los Titulares y Autorización para el Tratamiento de la Información.
PRIMERO: Derechos de los Titulares.
Son derechos de los Titulares de los Datos Personales tratados por INTRAPLAS S.A.S., de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:
- Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, como Responsable o Encargado del Tratamiento.
- Ser informado por INTRAPLAS S.A.S., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INTRAPLAS S.A.S.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y INTRAPLAS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
SEGUNDO: Autorización para el Tratamiento de la Información.
Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- nformación requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
- El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten al Titular.
- La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular.
TERCERO: Prueba de la Autorización.
INTRAPLAS S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
CUARTO: Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
Las bases de datos de clientes y proveedores tienen por finalidad utilizar esta información para el debido desarrollo del objeto social de INTRAPLAS S.A.S. En desarrollo de sus relaciones contractuales, INTRAPLAS S.A.S. buscará informar al titular acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar su portafolio actual, así como darle a conocer las mejoras
o cambios en sus canales de atención y en los servicios y productos complementarios ofrecidos por la Compañía.
▪ La base de datos de potenciales clientes busca tener un contacto con el titular para presentarse como entidad e informarle sobre sus servicios o productos.
▪ La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o quisieran tenerla.
▪ La base de datos de empleados mantiene actualizada la información de los funcionarios para que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada.
▪ Mediante la base de datos de ex empleados ponemos a disposición de las autoridades y de los mismos titulares su información durante el término establecido en la ley laboral.
▪ La base de datos de candidatos en proceso de selección recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en INTRAPLAS S.A.S.
Deberes del Responsable del Tratamiento de la Información.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, INTRAPLAS S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Procedimientos de Acceso, Consulta y Reclamación
PRIMERO: Consultas.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de INTRAPLAS S.A.S. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
- Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la Cédula de Ciudadanía.
- Solicitudes presentadas a través de vía telefónica: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.
- Solicitudes presentadas a través de la página web: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.
Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad.
Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder, y de su documento de identidad.
Trámite de la consulta:
Una vez que INTRAPLAS S.A.S. reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.
Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, INTRAPLAS S.A.S. procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que INTRAPLAS S.A.S. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
SEGUNDO: Reclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de INTRAPLAS S.A.S. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Compañía.
Trámite de la reclamación:
El reclamo será formulado ante INTRAPLAS S.A.S., acompañado de:
- El documento que identifique al Titular o su causahabiente.
- La descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
- La dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones.
- Los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.
Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por la Empresa, INTRAPLAS S.A.S. entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.
Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.
El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que INTRAPLAS S.A.S. no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.
TERCERO: Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante INTRAPLAS S.A.S., con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
CUARTO: Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos.
Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante INTRAPLAS S.A.S. serán atendidas, en primera instancia, por el Administrador de la respectiva Base de Datos, o quien haga sus veces. Dicho funcionario velará por el cumplimiento del Reglamento.
Las peticiones, quejas o reclamos podrán ser enviadas por escrito a notificaciones@intraplas.com
Vigencia
El presente Reglamento se encuentra vigente desde el 1 de enero de 2024.